Klubbens generalforsamling – skal vi aflyse, udskyde eller gennemføre?

Flere formænd har søgt rådgivning hos DFfR om klubbens forestående generalforsamling – skal den aflyses, udskydes eller gennemføres?

Det tydelige svar er – den skal gennemføres og det er lovligt.

Men vi må kun forsamles 10 personer?
Den 26. oktober trådte de nye forsamlingsreglerne til max. 10 personer i kraft, og er foreløbig gældende til og med den 22. november. Men reglerne gælder IKKE forsamlinger, hvor folk i al væsentlighed sidder ned, altså en generalforsamling. Her er reglen fortsat max. 500 deltagere og et arealkrav på 2 m2 pr. deltager. Deltagerne skal sidde på faste pladser med 1 meters afstand og have ansigtet vendt i samme retning.

Bekendtgørelsens regler skal overholdes og Sundhedsstyrelsens anbefalinger bør følges, og det indebærer særligt:

• Der skal være mindst 2 kvadratmeter gulvareal pr. deltager.
• De sædvanlige retningslinjer for hygiejne og adfærd skal efterleves, for eksempel hosteetikette, håndhygiejne, adgang til håndsprit, opsættelse af informationsplakater mv. og holde afstand.

I bør i øvrigt overveje:

• Forholdsregler, så der ikke er kø nogen steder.
• At have en frivillig til stede, der særlig har fokus på hygiejne og adfærd.
• Om forplejningen helt undlades eller består af noget, der serveres.

I henhold til foreningsjuraen er grundreglen at man som medlem har ret til fysisk fremmøde ved en forenings generalforsamling. I øjeblikket er der ikke, fra myndighedernes side, et generelt forbud mod at afholde generalforsamlinger fysisk, hvis man overholder de ovenstående retningslinjer.

Som situationen er pt., er anbefalingen derfor, at man planlægger og afholder generalforsamlingen fysisk, med mindre der kommer skærpede krav fra myndighederne, som kan begrunde at man fraviger grundreglen.

Tag praktiske hensyn

Hvis ordinær generalforsamling allerede skulle være afholdt som følge af en tidsfrist i vedtægterne, skal bestyrelsen nu hurtigst muligt indkalde til generalforsamling. Der skal indkaldes med det varsel, som vedtægterne kræver, men det er helt naturligt, at der også tages praktiske hensyn, så datoen tager hensyn til ferie og foreningens øvrige aktiviteter.

Hvis der allerede var indkaldt til ordinær generalforsamling i foråret, men denne måtte aflyses, skal der altså indkaldes igen, og dagsordenen skal indeholde de punkter, som vedtægterne bestemmer. Bestyrelsen kan vælge at supplere sin beretning for sidste år med bemærkninger om forløbet i perioden med Coronavirus. Der kan fremsættes forslag under overholdelse af vedtægternes frister, men bestemmer vedtægterne, at forslag til ordinær generalforsamling skal fremsættes inden f.eks. 1. februar, kan der ikke fremsættes yderligere forslag efter denne frist.

Hvis generalforsamlingen bestemmer kontingentsatser og måske også budgettet, kan der her være en drøftelse af, om der er grund til at sætte kontingentet op eller ned, som følge af de økonomiske og aktivitetsmæssige konsekvenser af Corona-situationen.

Kan vi springe generalforsamlingen over i år, og så blot vente til den ordinære generalforsamling i 2021?.
Nej. Hensynet til, at generalforsamlingen bliver afholdt vejer tungere end at nogle er utrygge ved at deltage. Generalforsamlingen sikrer, at der aflægges beretning og regnskab, at indkomne forslag bliver behandlet og at bestyrelsesposter, hvor valgperioden er udløbet, bliver besat enten ved genvalg eller nyvalg. Derfor kan generalforsamlingen ikke bare springes over i år.